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Crescendo à L’Hôpital Américain de Paris

Jusqu'en 2009, l'hôpital disposait d'un arsenal de magnétophones à cassettes que les médecins utilisaient pour dicter leurs comptes rendus ; un système vétuste qui causait de plus en plus de problèmes. "La situation ne pouvait plus durer", explique Dalila Kharkhouch Marzet, Directrice des archives médicales. "Problèmes de livraison de cassettes, enregistrements perdus, cassettes endommagées, fichiers vocaux flous : tous ces facteurs étaient à l'origine de nombreux retards dans la production des rapports médicaux. 5 à 10 jours s'écoulaient en moyenne entre la dictée et la signature du rapport.” Une modernisation du processus documentaire était donc à l'ordre du jour.

L'Hôpital Américain a alors décidé de passer au numérique avec les prérequis suivants : numériser la totalité des dossiers, faciliter le travail des secrétaires médicales grâce à la capture automatique des données médico-administratives, améliorer la gestion des documents et créer un bassin de transcription central au lieu d'en avoir un pour chaque service. Enfin, l'acquisition d'une solution numérique devait permettre à l'hôpital de garantir la traçabilité de toutes les opérations, de la phase d'enregistrement à la distribution finale du rapport en passant par la signature électronique.

Après avoir procédé à l'évaluation des solutions disponibles sur le marché, l'hôpital a finalement choisi de faire appel au leader du marché outre-Atlantique, Crescendo. 190 médecins furent équipés du logiciel de traitement de la parole DigiDictate-IP ainsi que du module d'authentification électronique. Les 30 secrétaires médicales furent quant à elle formées sur le système de transcription MedRite-XL. "Nous avons choisi Crescendo car ils étaient les seuls à proposer une solution exhaustive allant de l'enregistrement numérique à la distribution automatique des rapports à des destinataires variés".

Le système a été déployé en février 2009, et l'installation s'est déroulée de façon presque parfaite. Tous les départements furent équipés de la technologie Crescendo, sauf la radiologie qui disposait déjà de son propre module de dictée intégré au système RIS. Au départ, seuls les rapports opératoires et les lettres de congé étaient traités par le système Crescendo, puis, au fil du temps, tous les rapports médicaux de l'hôpital ont suivi le mouvement. "La formation et l'installation auprès des médecins, secrétaires médicales et administrateurs système, qui étaient habitués aux enregistrements analogues, se sont bien déroulées", affirme Mme Kharkhouch Marzet. "Les médecins ont rapidement maîtrisé le logiciel. Les secrétaires, qui avaient l'habitude de travailler avec des logiciels de traitement de texte de base, ont mis un peu plus de temps à s'adapter au riche éventail de fonctionnalités qu'offre le logiciel MedRite-XL. L'augmentation de la productivité a depuis permis au département de transcription d'éliminer l'équivalent de deux postes à temps plein en sous-traitance."

En normalisant les formulaires et en facilitant le partage des ressources entre secrétaires médicales, Crescendo a permis à l'Hôpital Américain de Paris d'enregistrer une hausse de productivité de plus de quarante pour cent. Les secrétaires peuvent à présent se relayer en cas de congés ou d'absences et ainsi accélérer le délai de production des rapports. Ce dernier est passé de 5 jours à parfois moins d'une journée.

Enfin, l'interface utilisateur normalisée que partagent désormais les médecins et les secrétaires médicales a représenté un gain de temps majeur pour le département des TI : au lieu d'avoir à harmoniser plusieurs équipements issus de plusieurs fournisseurs, comme c'était le cas auparavant, ils n'ont plus qu'un seul système à gérer.




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CHIFFRES CLÉS


- 17 000 patients en séjours   ambulatoires chaque année

- 145 lits d'hospitalisation   conventionnelle

- 20 lits en hôpital de jour

- 380 médecins et   chirurgiens libéraux   accrédités






Fondé en 1906, l'Hôpital Américain de Paris est un établissement privé à but non lucratif, agréé et non conventionné selon les règles du système de santé français. Opérant uniquement grâce à des donateurs privés et corporatifs, l'Hôpital Américain dispose d'un plateau technique exceptionnel et rassemble à Paris le meilleur des pratiques médicales françaises et américaines.






"Crescendo est la solution intégrée pour automatiser et gérer l'ensemble des documents médicaux, de l'enregistrement à la distribution.”


Dalila Kharkhouch Marzet, Directrice des archives médicales